AI dalam teknologi manajemen proyek semakin populer, namun keamanan dan keterampilan staf adalah poin utama, tulis analis Capterra David Jani
Perangkat lunak manajemen proyek (PM) tidak dapat dinegosiasikan bagi sebagian besar perusahaan yang berfokus pada konstruksi, dan dengan pesatnya peningkatan dan adopsi kecerdasan buatan (AI), memahami cara mendapatkan laba atas investasi (ROI) yang baik dengan teknologi baru sangatlah penting.
Dalam studi terbaru dari Capterra, 59% pembeli PM di Inggris mengatakan AI mendorong mereka untuk melakukan pembelian terakhir, dan anggaran meningkat untuk memenuhi inovasi baru ini. Selain itu, 36% mengatakan mereka akan meningkatkan anggaran untuk mengadopsi alat-alat baru secara khusus.
Namun, hampir separuh PM Inggris mengantisipasi kesulitan dalam menerapkan AI karena kesenjangan dalam keahlian, kesulitan dalam proses orientasi, atau ketidakselarasan alur kerja. Kegagalan dalam memilih alat yang tepat dan mengantisipasi tantangan implementasi dapat menyebabkan terbuangnya waktu dan anggaran, terganggunya produktivitas, dan yang lebih penting lagi, membahayakan integritas data.
Menemukan platform yang benar-benar sesuai dengan bisnis Anda, memenuhi janji AI dengan aman, dan mengalokasikan anggaran secara efektif mungkin terdengar mudah, namun menghindari jebakan pemasaran AI memerlukan pemikiran yang cermat. Apa yang bisa dilakukan untuk mendapatkan keuntungan?
Dunia usaha memprioritaskan AI, dan ROI sepertinya juga mengikuti
Banyak teknologi AI telah beralih dari kemungkinan teoretis ke kesamaan sehari-hari. Banyak penyedia perangkat lunak kini secara terang-terangan mempromosikan penyertaan model bahasa besar (LLM), fitur otomatisasi, dan analisis prediktif dalam perangkat lunak manajemen proyek.
Dunia usaha telah memperhatikan hal ini seiring dengan meningkatnya pengeluaran untuk perangkat lunak. Temuan Capterra menunjukkan sebagian besar PM di Inggris berencana membelanjakan lebih banyak pada tahun 2025 dibandingkan tahun lalu,
dengan peningkatan anggaran sebesar 36% untuk mengadopsi alat baru secara khusus.
Studi terbaru lainnya juga menunjukkan bahwa penggunaan AI dalam manajemen proyek konstruksi sudah menjadi hal yang lumrah dan bukan pengecualian.
Ada banyak area di mana pembeli mengharapkan keuntungan dari investasi. Dalam studi Capterra, manfaat paling umum yang dicari pembeli perangkat lunak PM di Inggris berkisar pada otomatisasi tugas, memperoleh analisis prediktif yang lebih baik, atau mendukung pembuatan konten.
Dalam banyak kasus, hal ini menghasilkan ROI positif bagi sebagian besar pembeli (85%) dalam studi Capterra. Namun, tantangannya terletak pada penerapan yang efektif, yang merupakan kunci keberhasilan.
Antusiasme terhadap AI tinggi, namun eksekusi adalah persoalan lain
Untuk membuka potensi AI, diperlukan sejumlah elemen yang diketahui sebelum diadopsi. Hal ini mencakup keahlian yang Anda perlukan, sumber daya teknis yang tersedia untuk mengelola sistem, serta tujuan yang jelas tentang bagaimana AI akan melakukan tugasnya.
Sekitar separuh PM (48%) di Inggris memandang penerapan AI yang efektif sebagai tantangan besar saat menggunakan perangkat lunak manajemen proyek. Hal ini diperburuk oleh masalah staf yang tidak memiliki keterampilan yang diperlukan untuk menggunakan dan mengelola fitur-fitur berkemampuan AI dengan benar, kurangnya dukungan orientasi dari vendor, atau kegagalan untuk menyelaraskan alur kerja yang ada dengan teknologi baru.
Kurangnya keterampilan dalam pengetahuan AI jelas dapat menyebabkan ketidakmampuan untuk menskalakan alat AI di berbagai proyek. Beberapa perencanaan ke depan diperlukan di sini untuk menemukan keterampilan tersebut di antara tenaga kerja Anda saat ini atau mendatangkan mereka dari luar.
Selain itu, pelatihan untuk keterampilan semacam ini perlu menjadi prioritas berkelanjutan. Potensi yang belum terealisasi merupakan risiko yang sangat nyata dalam pelaksanaan alat manajemen proyek berkemampuan AI, meskipun alat tersebut berfungsi dengan baik dalam skala kecil.
Faktor penting lainnya adalah keamanan data: Sistem PM adalah pengguna utama data perusahaan dan AI semakin meningkatkan kebutuhan perlindungan.
Menjaga keamanan saat memperkenalkan AI
Tidak ada bisnis yang dapat bermain-main dengan perlindungan keamanan sibernya, dan hal ini terutama berlaku pada perangkat lunak manajemen proyek. Dengan lebih dari tujuh dari 10 (72%) menilai keamanan sebagai hal yang sangat penting dan setengah dari pembelian PM dipengaruhi oleh faktor keamanan, penggunaan data dan sistem API yang ekstensif oleh AI menjadikan pertimbangan keamanan menjadi semakin penting ketika menangani adopsi perangkat lunak.
Oleh karena itu, tidak mengherankan jika setengah (51%) keputusan untuk mengadopsi perangkat lunak PM baru dipengaruhi oleh masalah keamanan.
Manajer proyek harus mempertimbangkan kemungkinan terjadinya ketidakamanan, seperti:
- Perangkat internet of Things (IoT) yang rentan.
- Koneksi API ke sistem dan platform lain.
- Konfigurasi kontrol akses.
- Data sensitif dikelola dan dibagikan oleh sistem.
Apa yang diperlukan untuk memastikan keamanan?
Pengawasan diperlukan saat menilai fitur PM baru untuk tumpukan perangkat lunak Anda. Kehati-hatian dan perhatian ekstra perlu diberikan, terutama untuk mengendalikan akses terhadap informasi yang paling sensitif. Penting juga untuk mempertimbangkan pola pikir yang mengutamakan keamanan saat mempertimbangkan fitur, cara fitur menggunakan data, dan cara mengamankannya dari serangan.
Selain itu, seperti biasa, perhatikan perlindungan umum untuk sistem. Ajukan pertanyaan praktis pada diri Anda seperti, apakah ini memungkinkan pengguna mengontrol akses yang paling aman
informasi? Atau apakah metode masuknya cukup kuat?
Terakhir, sebaiknya kita melihat sejarah terkini vendor dalam hal keamanan siber. Cari tahu apakah mereka baru-baru ini atau sering diretas dan apakah ada kehilangan data. Pahami secara detail cara mereka mengamankan API dan melindungi pengguna untuk memastikan produk mereka menjaga keamanan dengan baik.
Memahami AI = ROI terbaik
AI bukanlah keajaiban dan tidak akan langsung memperbaiki semua proses PM Anda. Memahami alat ini dan apa yang perlu diubah agar sesuai dengan perusahaan Anda adalah langkah pertama yang penting
adopsi. Hal ini memerlukan pemahaman yang baik tentang alur kerja Anda dan membangun keterampilan AI di organisasi Anda.
Menetapkan sasaran yang lebih jelas membantu memilih alat yang dapat memberikan hasil dan berkembang bersama bisnis Anda. Titik fokus utama adalah keamanan, yang memerlukan perhatian lebih dari biasanya
oleh PM saat mengadopsi fitur AI yang signifikan.
Dengan banyaknya dana yang terfokus pada pengembangan AI dan penerapan perangkat lunak PM, mendorong ROI menjadi semakin penting untuk menghindari penggunaan yang kurang atau bahkan pengabaian dan memperoleh hasil yang diinginkan.
Perangkat lunak manajemen proyek: Bagaimana manajer proyek dapat memanfaatkan AI dengan aman