Enam tahun yang lalu, Toppesfield memilih Re-flow Field Management untuk membuka aliran data digital antara situs dan kantor mereka – dan untuk mengakhiri penantian dokumen dikirimkan (dan rasa frustrasi yang ditimbulkannya)
Kini, formulir mereka telah didigitalkan, dapat diakses di lokasi melalui aplikasi, dan langsung diunggah ke kantor setelah selesai – yaitu catatan harian lokasi, briefing kerja harian, CVI, NCR, pemeriksaan, nyaris terjadi kecelakaan, inspeksi lokasi, audit keselamatan, dan banyak lagi. Namun kisah transformasi digital mereka tidak berakhir di situ.
Begitu mereka memulai dengan Re-flow, Toppesfield segera menemukan bahwa perangkat lunak tersebut mampu melakukan lebih dari yang diharapkan. Pembuat formulir dan konektor API Re-flow segera memberikan dampak penyederhanaan yang signifikan tidak hanya pada operasional sehari-hari, namun juga pada perencanaan strategis jangka panjang.
Latar belakang
Toppesfield adalah kontraktor permukaan nasional yang berbasis di Claydon, di luar Ipswich, dengan kantor regional di London, Sheffield, Derby, dan Birmingham.
Proyek saat ini mencakup kontrak besar pada M27. Mereka juga mengerjakan M25 untuk Connect Plus, bersama dengan berbagai proyek otoritas lokal di Sussex, Lincolnshire, dan wilayah lain di seluruh negeri.
Mereka mempekerjakan 350 orang dan menghasilkan omset tahunan sebesar £120 juta, mengoperasikan sekitar 30 geng permukaan, masing-masing dilengkapi dengan paver, roller, Streetmaster, penyemprot, penyapu, dan loader rendah yang lengkap – dengan investasi pabrik tahunan sebesar £6-7 juta.
Skala ini menuntut sistem yang presisi, koordinasi, dan dapat diandalkan untuk menjaga operasi berjalan lancar dan menjaga reputasi perusahaan yang sangat baik dalam hal kualitas dan keandalan.
Pembaruan studi kasus – perangkat lunak yang melakukan lebih dari yang diharapkan
Toppesfield segera memanfaatkan peluang yang diciptakan oleh pembaruan rutin Re-flow – yang sering kali mencakup rilis fitur baru – dan banyak manfaat dari perangkat lunak tersebut.
Sebagai klien Re-flow jangka panjang (yang merupakan studi kasus sebelumnya beberapa tahun lalu), mereka adalah contoh dampak jangka panjang dari perangkat lunak manajemen lapangan digital.
Berikut beberapa hal penting:
•Kekuasaan dan otonomi
Pembuat formulir telah memberi tim kemampuan untuk beradaptasi dengan cepat. Jika mereka perlu mengambil data dari situs mereka, karena permintaan klien atau perubahan peraturan, mereka tidak perlu melakukan outsourcing tugas tersebut kepada pengembang eksternal, karena mereka harus melakukan perangkat lunak yang dipesan lebih dahulu. Antarmuka intuitif pembuat formulir memungkinkan otomatisasi dan fitur penghemat waktu lainnya. Jika prosedur keselamatan tertentu tidak dapat diikuti, misalnya, formulir tersebut secara otomatis memberi tahu manajer terkait dan menghentikan pekerjaan di lokasi.
•Keamanan yang ditargetkan
Peran yang berbeda hanya melihat formulir yang relevan bagi mereka, menjaga pengalaman pengguna tetap sederhana dan fokus. Dengan pertanyaan dan jawaban yang adaptif, formulir mendapatkan kehidupan baru, berfungsi lebih sebagai petunjuk langkah demi langkah dalam proses keselamatan dan kepatuhan. Hal ini tidak dapat dilewati – sehingga kepatuhan terjamin dan standar ditingkatkan.
•Wawasan terfokus
Tidak ada gunanya mengambil data secara digital jika tidak dapat digunakan. Desain yang baik menghasilkan alur kerja yang efisien dan wawasan yang lebih baik. Proses yang kompleks – seperti formulir audit keselamatan yang menargetkan berbagai bidang bisnis dan dahulu memerlukan berbagai formulir – kini diringkas menjadi satu formulir dinamis yang menyesuaikan dengan pilihan pengguna, dan hanya menyajikan pertanyaan yang relevan. Ini adalah langkah penting yang mengakhiri kekacauan data yang tidak diperlukan dan menghindari kemungkinan besar munculnya berbagai bentuk yang mencakup tugas serupa, namun agak berbeda.
•Kepatuhan, komunikasi, dan pencatatan
Formulir digital yang ditandatangani bersama, seperti CVI dan NCR, memberikan bukti jelas mengenai perubahan dan masalah di lokasi. Salinannya langsung dikirim ke pemangku kepentingan, melindungi dari perselisihan dan menyederhanakan penagihan. Laporan kepatuhan dibuat secara otomatis setiap pagi, dan perlindungan perusahaan dijamin dengan catatan audit yang jelas dan dapat dicari.
• Integrasi dan keandalan API
Re-flow terintegrasi secara mulus dengan sistem Toppesfield yang sudah ada, termasuk platform ERP mereka, Access FocalPoint. Melalui konektor API, data berpindah secara otomatis antar sistem. Formulir re-flow dapat diisi sebelumnya dengan rincian proyek dari ERP, sehingga menghemat waktu di lokasi. Data yang telah selesai juga dikirim langsung kembali ke tim penggajian dan komersial untuk diproses dan dibuat faktur.
Integrasi berjalan dengan mudah, kata Sam Hennessy, manajer peningkatan bisnis Toppesfield. “Ini sempurna,” katanya. “Tim dukungan Re-flow sangat luar biasa.”
Dari mengaudit perbaikan hingga mengelola ribuan formulir digital dengan mudah setiap minggunya – jelajahi studi kasus Toppesfield selengkapnya untuk mengetahui statistik utama dan wawasan strategis lainnya.